Переход от разрозненного подхода в торгово-закупочной деятельности к единой общехолдинговой системе управления закупками позволил повысить их эффективность и полностью отказаться от импортного ПО в управлении МТО. Подробнее об этом рассказал Евгений Терлецкий, начальник отдела производственного планирования Холдинга «ТАГРАС».
Почему старые подходы перестали работать
«На этапе становления структуры Холдинга „ТАГРАС“, входящие в её состав дивизионы имели свои собственные, весьма разрозненные подходы к управлению закупками. Это делало процесс управления закупками вышестоящей организацией практически невозможным», — отмечает Евгений Терлецкий.
Дивизионы работали в разных базах «1С» без возможности доступа к определенной общей ключевой информации по закупкам. Это в свою очередь создавало дополнительные трудности в управлении торгово-закупочной деятельностью.
При формировании складских остатков данных компаний в рамках разрозненных баз 1С воспользоваться данной информацией могли только сотрудники общества, непосредственно в нём работающие. В рамках единой холдинговой структуры это ограничивало процесс движения товарно-материальных ценностей между всеми структурными подразделениями нефтесервисного Холдинга «ТАГРАС». Следствием такой непрозрачной для входящих в холдинговую структуру дивизионов системы являлось увеличение доли не вовлечённых в производство складских остатков и рост норматива оборотных средств.
Вследствие изложенной выше автономности обществ в управлении закупками и работе в разрозненных друг от друга базах 1С, номенклатурные справочники имели существенное отличие во всех компаниях. Причём в некоторых обществах номенклатурные справочники носили неупорядоченный характер даже в рамках одного конкретного подразделения.
Кроме того, не имея доступа к тендерной документации друг друга, дивизионы зачастую проводили тендеры на одну и ту же номенклатуру товаров. Это приводило к увеличению трудовых ресурсов, а также допускало возможность закупки одного и того же товара по разным ценам.
Технологическое решение: автоматизированная система управления закупками (АСУЗ)
В Холдинге запустили проект по созданию АСУЗ. Первый этап — унификация процессов: единый формат заявок, протоколов тендерных комиссий, баз складских остатков и отчётности. Второй этап — цифровизация. В каждой базе «1С» создали автоматизированное рабочее место закупщика (АРМ).
Также была сформирована система верхнего уровня – АСУЗ. АСУЗ аккумулирует ключевые данные о торгово-закупочной деятельности всех дивизионов, а именно: протоколы тендерных комиссий, данные о контрагентах, данные о свободных складских остатках и ряд другой информации.
Также была сформирована система верхнего уровня – АСУЗ. АСУЗ аккумулирует ключевые данные о торгово-закупочной деятельности всех дивизионов, а именно: протоколы тендерных комиссий, данные о контрагентах, данные о свободных складских остатках и ряд другой информации.
«АСУЗ является единым общехолдинговым полем работы и общей базой данных в управлении закупками и складами», — поясняет Терлецкий.
Результаты
Сегодня вся основная торгово-закупочная деятельность Холдинга ведётся в едином цифровом поле. Ключевые показатели внедрения АСУЗ:
- Эффективность закупок возросла более чем на 20%;
- Товары с низкой оборачиваемостью сокращены на 23%;
- Полностью независимы от импортного программного обеспечения.