Специалисты «БС-Платформа» Холдинга «ТАГРАС» реализовали проект по внедрению кадрового электронного документооборота (КЭДО) в дивизионе. Сервис ускорил процесс подписания документов, усовершенствовал бизнес-процессы и позволяет экономить трудовые и материальные ресурсы.
Описание проблемы
Расчеты показали, что трудозатраты на оформление, подписание и архивирование документов в масштабах Холдинга составляют 36,5 тыс. часов в год. В целом, в процессе оформления трудовых отношений возникают три основные группы потерь:- трудозатраты работника, кадровика, руководителей;
- перемещение документов представителями бизнеса, курьерами, почтовая отправка;
- материальные затраты на бумагу, оргтехнику и хранение документов.
Решение проблемы
Проект по переходу на КЭДО в дивизионе «БС-Платформа» затронул 435 человек и проводился в два этапа: во второй половине 2022 года в обществе «Форт-Консалтинг», а с 1 января 2024 года — во всем дивизионе. Кадровые процессы были тщательно проработаны, выстроены маршруты согласования документов, а интеграция с 1С:ЗУП заняла всего один рабочий день.Спустя 2,5 года электронный документооборот охватил почти 100% персонала. Кроме того:
- все основные кадровые документы переведены в электронный формат: кадровые приказы, трудовой договор со всеми дополнительными соглашениями;
- есть возможность подачи 26 видов заявлений;
- реализовано ознакомление с локальными нормативными актами предприятия при трудоустройстве сотрудников;
- реализовано планирование графика отпусков на 2025 год;
- подписание документов, вместо трех дней, занимает всего 30 минут.
Пример осуществления процесса
Как изменился процесс оформления отпуска с применением КЭДО?- Работник перестал искать – «как правильно написать заявление». В КЭДО все заявления уже автоматически предзаполнены, необходимо только выбрать даты отсутствия.
- Работник не ищет информацию по количеству доступных дней отпуска: в заявлении автоматически отражаются уже заработанные дни отпуска.
- Исключены перемещения - оформленные документы идут по заданному маршруту электронно, подписываются нажатием на кнопку.
- Электронный документ (приказ) сохраняется в личном кабинете сотрудника и в системе 1С:ЗУП. Это отменяет необходимость архивировать бумажный документ
Масштабирование
Функционал платформ КЭДО значительно расширяется, соединяя в себе трудовые отношения, дистанционный рекрутинг, развитие коммуникаций и обучение персонала внутри предприятия.Платформа работает как отдельный сервис и может быть встроена в любую ИТ-инфраструктуру, предназначенную для автоматизации процессов в HR. Экономия после внедрения может достигать 10 млн рублей в год.